Smart Working Post-COVID: Pregio o Svantaggio?

Nel periodo post-Covid abbiamo assistito ad una trasformazione nelle modalità di approcciarsi al lavoro. Durante questi ultimi due anni, molte aziende si sono ritrovate a dover fare i conti con l'impossibilità di avere, presso il luogo di lavoro, i propri dipendenti: a volte malati di Covid, altre volte assenti per le cure da riservare ai propri famigliari, altre volte ancora, impossibilitati per via delle restrizioni imposte dallo Stato. Le aziende si sono dunque attivate con lo smart working al fine di superare il problema della distanza fisica, agevolando il lavoratore in difficoltà, senza tuttavia rinunciare ai propri fini di produttività ed efficienza.

Questo passaggio ha sicuramente permesso di continuare con l'attività lavorativa. D'altro canto però ha fatto sorgere diversi interrogativi sugli svantaggi e le fatiche del lavoro a distanza, presentatesi soprattutto all'interno di quelle categorie di lavoratori abituati a lavorare in team anziché da soli.

Nell'articolo verranno toccati gli aspetti critici più rilevanti, dando alcuni suggerimenti.

Per quale motivo il lavoro da remoto può avere un impatto negativo sulla comunicazione con capo/colleghi/collaboratori?

Lavorare da remoto e quindi servirsi di internet per comunicare con capo, colleghi o collaboratori, presenta non poche differenze rispetto alla classica comunicazione vis à vis. La conversazione mediata dall'utilizzo di un computer elimina i codici non verbali della comunicazione (come il tono della voce, lo sguardo, l'espressione del viso...) molto importanti per comprendere i messaggi che vengono inviati dal proprio interlocutore in maniera corretta. Con la comunicazione a distanza si assiste ad una riduzione dell'espressione dei sentimenti e delle emozioni tra i parlanti e quindi ad una maggiore probabilità di incorrere in fraintendimenti; il che aumenta la probabilità di un possibile peggioramento dei rapporti in essere con i capi o collaboratori. C'è da dire inoltre che i messaggi asincroni facilitano un dilatamento dei tempi di risposta e conseguentemente ad un rallentamento del lavoro.

Quali sono le maggiori criticità, in termini comunicativi, quando si lavora in homeworking?

Lavorare in homeworking significa fare i conti con strumenti comunicativi differenti. Non sempre risulta facile scegliere quale mezzo utilizzare e soprattutto trovare una condivisione della scelta tra i colleghi. Tuttavia, indipendentemente dal tipo di comunicazione adottata, bisognerebbe essere in grado di inviare messaggi brevi, chiari ma completi. Il consiglio è quello di:

- Utilizzare le email per inviare allegati, documentazione di vario genere o fornire aggiornamenti al termine della giornata;

- Prediligere le chiamate telefoniche se si intendono comunicare le urgenze;

- Organizzare riunioni online per il confronto su temi importanti o quando si necessita di prendere delle decisioni.

Come già citato precedentemente, anche l'assenza della comunicazione non verbale può giocare un ruolo sfavorevole nelle relazioni lavorative. Per ovviare al problema si potrebbero utilizzare ad esempio le cosiddette "emoticon" per qualificare il messaggio e comunicare il proprio stato d'animo senza fraintendimenti.

Un aspetto di svantaggio è sicuramente il mantenimento di relazioni con i colleghi costrette a risentire del problema distanza. Per questo motivo è importante impegnarsi a mantenere i contatti attraverso le chat o sfruttare le pause per fare una chiaccherata, come se ci si ritrovasse di fronte alla macchinetta del caffè. Questo potrebbe aiutare ad evitare la sensazione di isolamento di ognuno.

Specie per chi è timido o introverso, quali sono le difficoltà di affrontare videochiamate collettive?

Le difficoltà che la persona timida potrebbe ritrovarsi a sperimentare all'interno di una videochiamata possono essere analoghe a quelle che avrebbe in una conversazione realizzata in presenza. D'altro canto, il lato positivo è che lo schermo potrebbe rappresentare per la persona timida una sorta di protezione distanziante tra sé e gli altri e quindi sentirsi più al sicuro rispetto al ritrovarsi in una conversazione vis à vis. In ogni caso le conseguenze possono essere le medesime, ovvero: scarsità degli interventi, incapacità a prender la parola, soprattutto in presenza di persone con una modalità comunicativa irruente o aggressiva, una maggiore sensazione di esclusione dal gruppo di lavoro…

Quali sono i consigli e le strategie per rendere la comunicazione non dal vivo efficace, chiara, fluida ed empatica?

Sicuramente in tutti e tre i casi bisognerebbe tenere in considerazione le buone pratiche della comunicazione, ovvero i principi inerenti la chiarezza, la completezza e la correttezza dei messaggi inviati (soprattutto quando si tratta di comunicazione scritta o telefonica).

Mi sento inoltre di sottolineare l'importanza del rispetto dei turni di parola e il mantenimento di un ascolto attivo verso il nostro interlocutore, con l'obiettivo di comprendere non solo il contenuto della comunicazione, ma anche il suo punto di vista, le sue aspettative, le sue motivazioni ed emozioni, sospendendo in primo luogo il giudizio. In un secondo momento si potranno eventualmente chiedere chiarimenti o spiegazioni. Questi passaggi sono fondamentali per comprendere con esattezza il messaggio inviato, ma anche per evitare di incorrere in sovrapposizioni nel dialogo, creare inutili incomprensioni o sensazioni di non essere stato un buon ascoltatore.

Frasi come "Mi sembra di capire che..." "Ho capito bene?" "Intendi dire..." sono tipiche di un ascolto attivo, in quanto aiutano ad entrare in empatia con l'interlocutore e di conseguenza incentivare conversazioni più positive basate sulla comprensione reciproca.

Quali errori evitare quando si comunica con il team di lavoro essendo a casa?

I fattori che possono impedire una buona comunicazione sono riconducibili soprattutto:

- All'assenza di brevità nei messaggi, in quanto un messaggio lungo e prolisso ha una minore probabilità di essere compreso.

- Alla mancanza di pianificazione. E' importante definire le priorità e chiarire le aspettative in modo da definire il lavoro e le successive scadenze.

- All'utilizzo di email o chiamate continue per comunicare sulle questioni importanti. E' preferibile invece organizzare riunioni sulle piattaforme che il web mette a disposizione (come Zoom) per ottimizzare i tempi e accogliere il contributo di tutti.

Sitografia:

https://www.puntosicuro.it/smart-working-telelavor...

https://www.itssi.it/smart-working-post-covid-bemn...

https://blog.osservatori.net/it_it/smart-working-v...

Dott.ssa Elisa Simeoni - Psicologa clinica e relazionale

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